Por Alexandre Moura (*)
Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária
Este ano, a aplicação Reforma Tributária (RT) teve início e me atrevo a dizer: a RT não poderia ser implementada, sem ter como um dos pilares, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), já em uso faz algum tempo na maioria dos estados e municípios brasileiros. A emissão e o processamento de uma nota fiscal eletrônica (a exemplo da “NFC-e”, destinada ao consumidor final do varejo e “NFS-e”, nota de serviços eletrônica), envolvem um conjunto complexo de tecnologias, formatos padronizados, certificação digital e integração entre sistemas de empresas e as “Receitas” (Federal, Estaduais e Municipais). Na coluna de hoje, pretendo explicar, mesmo que de forma simplificada, como funciona todo esse processo e o que acontece depois de emitida qualquer NF-e. A NF-e é um “documento fiscal digital” com validade jurídica (que substituiu as antigas notas em papel), usada para registrar operações de circulação de mercadorias, vendas para o consumidor final e/ou prestação de serviços. Esse documento oficial é exclusivamente eletrônico (no formato “XML” - Extensible Markup Language, que permite definir e armazenar dados de maneira compartilhável) e sua “versão” impressa, chamado de “DANFE” (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação gráfica simplificada e impressa da NF-e), serve apenas “como guia de consulta”. Tecnicamente, todas as NF-es são geradas em XML conforme um “layout” definido pelo “Sistema Nacional de Notas Fiscais Eletrônicas” padronizando “campos, tributos, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações, um número de quatro dígitos), valores e códigos dos impostos federais, estaduais e municipais” (em breve, “CBS e IBS”). A RFB (Receita Federal do Brasil) tem trabalhado/articulado faz algum tempo, para reduzir/padronizar os diversos layouts utilizados pelos Estados e Municípios. Como curiosidade, existe ainda uma “NFCom”, “documento” eletrônico especifico para os “serviços de comunicações e telecomunicações”.
Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária (II)
Um item importante (para dar segurança a emissão da NF-e) é a “Assinatura Digital” da mesma. Cada XML gerado deve ser assinado digitalmente com “Certificado Digital ICP-Brasil” (Tipo A1 ou A3), garantindo autenticidade do emitente e integridade dos dados. Para emissão, as Empresas podem usar sistemas próprios integrados a ERPs (software de gestão integrada que automatiza, unifica e centraliza os principais processos de negócios de uma empresa) ou “sistemas emissores oficiais gratuitos” disponibilizados pelas Secretarias de Receita dos Estados e Municípios. Esses sistemas geram o XML, aplicam a assinatura digital e o enviam para os órgãos de fiscalização tributária. O “processo técnico” para emissão da NF-e segue um “fluxo digital sincronizado entre o Contribuinte (Empresa) e a Autoridade Fiscal”. Inicialmente, é feito o “Credenciamento do Emitente”. A Empresa deve ser cadastrada no sistema da Secretaria da Receita Estadual (para NF-e/NFC-e) ou na Receita Municipal (para NFS-e). Em seguida, é feita a “Geração do XML”, com os dados da operação (emitente, destinatário, itens, tributos federais, estaduais e municipais) organizados conforme as regras e o layout, pré-definidos. Feito isso, é a vez da “Assinatura Digital” que é aplicada no XML para assegurar validade jurídica e impedir adulterações. O próximo passo é a “Transmissão da NF-e ao Fisco”. O XML gerado é enviado através de um protocolo eletrônico seguro, para os servidores (computadores) das Secretarias de Receita, onde é feita uma “Pré-validação” (estrutural, de campos obrigatórios, cálculo de tributos, etc) e estando tudo certo, é aprovado e devolvido um “protocolo de autorização”. Após essa “autorização”, o DANFE pode ser “impresso” (arquivo digital) e entregue ao cliente/consumidor. Em seguida, a Empresa envia também, o XML ao comprador e faz seu “arquivamento”.
Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária (III)
Como visto acima, existe “total Integração na emissão/recepção/verificação/aprovação das NF-es com as administrações tributárias das Receitas”. Sendo as Secretárias de Receita dos Estados, as principais “recebedoras” das NF-es e NFC-es, e operacionalmente, “executam validações técnicas e fiscais de forma automática”. Já a RFB, “funciona” como “repositório nacional das NF-es emitidas e de informações agregadas para fiscalização, auditoria e cruzamento de todos os dados fiscais inerentes”. Já os municípios, “recebem as NFS-e (no cenário de unificação da RT), concentrando dados no Sistema Nacional da NFS-e”. Vale destacar que, “após autorização, os dados podem ser compartilhados entre as Secretarias da Receita dos Estados, a Receita Federal e os demais órgãos que tenham atribuição legal. Com relação ao “Armazenamento e uso posterior dos dados fiscais”, existe a “obrigatoriedade de guarda dos arquivos XML” As Empresas “devem armazenar digitalmente os XMLs por, no mínimo, cinco anos” (prazo legal de retenção para fins fiscais e contábeis). Podendo guardar dados no seu próprio sistema (computadores), em serviços de terceiros ou em soluções especializadas de “compliance fiscal”, desde que preservem integridade e disponibilidade. Vale lembrar que, para se evitar perdas e/ou vazamentos em um “mundo infestado de hackers”, sistemas atualizados de backup e de proteção cibernética, são primordiais na preservação dessas informações. Os “fiscos” mantêm repositórios de todas as NF-es autorizadas, permitindo consultas oficiais, auditorias e fiscalizações. As autoridades usam essas informações para “acompanhar tributos gerados, detectar inconsistências, planejar fiscalizações e aplicar penalidades em caso de emissão incorreta”. Tecnicamente, as chaves de acessos e APIs (“Interfaces de Programação de Aplicativos” - mecanismos que permitem que dois componentes de software se comuniquem usando um conjunto de definições e protocolos), permitem consultas dos XMLs autorizados por órgãos públicos ou por partes autorizadas.
Nota Fiscal Eletrônica e a Reforma Tributária (IV)
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica no Brasil não é apenas a geração de um documento eletrônico, mas um processo tecnológico e fiscal, complexo e integrado. Ela combina padrões XML, assinaturas digitais, integrações de Web Services (componentes de software que permitem a comunicação e troca de dados entre sistemas diferentes), validações em tempo real pelas Secretarias de Fazenda e pela RFB, sistemas de armazenamento e consulta, para fins de controle tributário. Esses elementos criam um “ambiente digital colaborativo” que reduz erros, aumenta a confiabilidade fiscal e oferece um histórico que pode ser utilizado tanto pela Empresa (as NF-es emitidas por ela) quanto pelo fisco para fiscalização, auditoria e conformidade tributária. Outro ponto a destacar, é o uso cada vez maior de IA (Inteligência Artificial) nos sistemas de controle tributário. Isso transformou totalmente, a fiscalização/acompanhamento das Empresas pela Receita Federal e Secretarias da Receita. Esses órgãos utilizam técnicas avançadas de “Analytics (processo de coleta, organização e análise de grandes volumes de dados), Machine Learning (Aprendizado de Máquina) e Mineração de Dados” para monitorar, em tempo “quase” real, bilhões de documentos fiscais eletrônicos. Esse “gigantesco Ambiente de Dados Armazenados” com todas as NF-es e as informações das Empresas, provenientes do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) por exemplo, alimentam “Data Lakes Governamentais” (repositórios centralizados projetados para armazenar e processar/analisar enormes quantidades de dados) em grande escala, com trilhões de registros. A partir daí, entram os modelos de IA, onde os “Algoritmos” analisam padrões como: Divergências entre ICMS (que será substituído pelo “IBS”) destacado e ICMS recolhido; Inconsistências entre NF-e e EFD (Escrituração Fiscal Digital); Créditos tributários atípicos; Operações com empresas de baixo capital e alto volume fiscal e até Emissões de NF-es em horários ou padrões, fora da “curva do setor”. Vale destacar que o “sistema aprende” com esses cruzamentos e passa a ficar mais “eficiente”. Dessa forma, as Auditorias deixam de ser aleatórias e sim continuas, o custo de fiscalização cai e a efetividade arrecadatória aumenta. Além disso, a RFB e os Estados com maior “maturidade digital” operam com “Centros de Inteligência Fiscal”, integrando ciência de dados, estatística e auditoria tributária com IA. A fiscalização evoluiu de um modelo reativo para um modelo “proativo, preditivo e baseado em dados massivos”. Tudo isso, transformou o “Ecossistema Tributário Brasileiro” em um dos mais tecnológicos/digitalizados do mundo.
_______________________________________________________________
Engenheiro Eletrônico, Mestrado em Engenharia Elétrica, MBAs em e Comércio Eletrônico e Software Business, pela N.S. University (Estados Unidos), Curso de “Liderança Transformadora Global” pela Nova School of Business & Economics (Portugal), Acionista da Light Infocon Tecnologia S/A, Diretor da LightBase Software Público Ltda, Conselheiro-Titular do SEBRAE-PB, Fundador e Membro do Conselho de Administração do SICOOB Paraíba, Co-autor do livro: “Ecossistema de Inovação de Campina Grande, sua trajetória e conexão com o Sebrae Paraíba”, Ex-Presidente da ACCG e da Federação das Associações Comerciais e Empresariais do Estado da Paraíba e Diretor de Relações Internacionais da BRAFIP.